Önce bir not
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık değildir. Salonunuza özgü yükümlülükler için bir hukuk danışmanından destek alın ve Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun (kvkk.gov.tr) güncel düzenlemelerini takip edin.
Veri sorumlusu kim, veri işleyen kim?
Üyelerinizin verilerini hangi amaçla ve nasıl işleyeceğinize siz karar verirsiniz; bu nedenle üye verileri bakımından veri sorumlusu salonunuzdur. Bir yönetim yazılımı kullandığınızda yazılım sağlayıcısı bu verileri sizin adınıza ve talimatlarınız doğrultusunda işler; KVKK’daki adıyla veri işleyendir.
NEA Fit kullanan bir salonda da durum böyledir: üyelerinizi bilgilendirmek, gerekli hukuki sebebe dayanmak ve gerektiğinde açık rıza almak salonun yükümlülüğüdür; NEA verileri hizmetin sunulması amacıyla işler.
Üyeleri bilgilendirmek (aydınlatma)
Üye kaydı sırasında üyeye hangi verilerinin, hangi amaçla işlendiğini, kimlere aktarılabileceğini ve haklarını anlatan bir aydınlatma metni sunulmalıdır. Aydınlatma, rızadan farklı bir yükümlülüktür: işleme için rıza gerekmese bile bilgilendirme yapılmalıdır.
Sağlık bilgileri özel nitelikli veridir
Sakatlık, kronik rahatsızlık, ilaç kullanımı ya da "diz hassasiyeti" gibi notlar sağlık verisidir ve KVKK’da özel nitelikli kişisel veri olarak daha sıkı kurallara tabidir. Bu tür bilgileri yalnızca gerçekten gerekliyse, hukuki şartları sağladığınızdan emin olarak kaydedin ve erişimi sınırlayın.
Yönetim yazılımındaki serbest not alanları kolay kullanılır; bu yüzden personelin bu alanlara hangi bilgileri yazabileceğini belirleyen basit bir iç kural koymanızı öneririz.
Personel yalnızca işi kadarını görmeli
Herkesin her bilgiye erişebildiği bir tablo, veri güvenliği açısından en zayıf noktadır. Rol bazlı yetkiyle resepsiyon görevlisi yalnızca üye ve tahsilat işlerini, antrenör yalnızca ilgili alanları görür. NEA Fit’te salon sahibi, resepsiyon ve antrenör rolleri bu amaçla ayrıdır; ayrıntılar çok şubeli salon yönetimi sayfasında.
Saklama ve imha
Kişisel veriler, işlendikleri amaç için gerekli olan süre ve ilgili mevzuatın öngördüğü saklama süreleri boyunca tutulmalı; sonrasında silinmeli, yok edilmeli ya da anonim hale getirilmelidir. Yıllardır gelmeyen üyelerin verilerini ne kadar tutacağınızı belirleyen bir politika oluşturun.
Kısa kontrol listesi
- Üye kaydında aydınlatma metni sunuluyor mu?
- Ticari mesajlar için gerekli izinler alınıyor mu?
- Sağlık bilgisi gerçekten gerekli mi, gerekliyse şartlar sağlanıyor mu?
- Personel yalnızca görevine gereken veriye mi erişiyor?
- Üye listeleri e-posta ekleri ve mesaj gruplarında dolaşıyor mu?
- Kullandığınız yazılım sağlayıcısıyla veri işleme ilişkisini düzenleyen bir sözleşmeniz var mı?
Sık sorulanlar
Salon olarak VERBİS’e kayıt olmam gerekir mi?
Kayıt yükümlülüğü çalışan sayısı, mali bilanço ve faaliyet alanına göre belirlenir ve istisnalar vardır. Güncel eşikleri ve istisnaları Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun duyurularından ya da bir hukuk danışmanından teyit edin.
NEA Fit KVKK uyumunu benim yerime sağlar mı?
Hayır. NEA Fit rol bazlı yetki gibi araçlarla verileri düzenli ve kontrollü tutmanıza yardımcı olur; ancak aydınlatma, rıza ve saklama politikası gibi yükümlülükler veri sorumlusu olarak salonunuza aittir.